Wie ich als Führungskraft Kündigungsgespräche führe

Als junge Führungskraft stand ich einmal vor der Aufgabe meinem Team von 20 Mitarbeitenden mitteilen zu müssen, dass das Unternehmen beschlossen hatte unseren Bereich zu schließen und alle 20 Personen ihren Job verlieren würden. Dieses Situation gehört bis heute zur schwierigsten meines Berufslebens. Ich selbst war von der Kündigung nicht betroffen, da man mir in einem anderen Bereich eine Stelle angeboten hatte, und so hatte ich damals das Gefühl, mein Team zu verraten. Zudem fühlte ich mich von meiner Führungskraft allein gelassen.

Kündigungsgespräche gehören zu den schwierigsten Aufgaben einer Führungskraft. Sie sind emotional herausfordernd, erfordern Fingerspitzengefühl und sollten professionell geführt werden. Eine gute Vorbereitung und eine empathische Herangehensweise sind entscheidend, um den betroffenen Mitarbeitenden mit Würde und Respekt zu begegnen. Wie kann man Kündigungsgespräche professionell führen?

1. Vorbereitung ist das A und O

Ein unvorbereitetes Kündigungsgespräch kann für alle Beteiligten unangenehm und unprofessionell wirken. Beachten Sie folgende Schritte zur Vorbereitung:

• Rechtliche Grundlagen prüfen: Warum wird gekündigt? Handelt es sich um eine verhaltens-, personen- oder betriebsbedingte Kündigung und sind die nötigen Voraussetzungen für deren Wirksamkeit erfüllt?
• Alternativen prüfen: Überlegen Sie, ob der Abschied wirklich unvermeidbar ist oder ob es denkbare Alternativen, wie beispielsweise Teilzeit oder Jobsharing gibt.
• Gesprächsteilnehmer: Stimmen Sie die Entlassung mit der Personalabteilung ab und informieren Sie gegebenenfalls den Betriebsrat. Im Idealfall führen die direkten Vorgesetzten das Kündigungsgespräch. Wenn möglich, sollte die HR-Abteilung beim Termin vertreten sein. So können rechtliche Fragen unmittelbar geklärt und Missverständnisse vermieden werden.
• Gespräch strukturieren: Planen Sie, wie das Gespräch verlaufen soll.
• Zeitpunkt wählen: Am besten eignet sich ein Tag zu Beginn der Arbeitswoche. So können die Gekündigten nach dem ersten Schock direkt erste Schritte einleiten, den Betriebsrat kontaktieren und Rechtsbeistand suchen. Bei der Wahl der idealen Uhrzeit gehen die Meinungen auseinander. Einerseits gelten Kündigungen nach einem langen Arbeitstag als unsensibel, weil die schlechte Nachricht nicht angemessen verdaut werden kann. Andererseits sind kurz vor Feierabend nur noch wenige Kolleg*innen im Büro, sodass nicht alle gleich von der Kündigung erfahren.
• Dauer des Gesprächs: Für das Gespräch sollten Sie nicht mehr als 15 Minuten einplanen. So verhindern Sie unnötige Diskussionen.
• Ort des Gesprächs: Auf alle Fälle hinter verschlossenen Türen und entweder im Büro des Vorgesetzten oder in einem neutralen, störungsfreien Besprechungsraum.
• Unterlagen bereithalten: Halten Sie das Kündigungsschreiben sowie Informationen zu Abfindungen oder dem Arbeitszeugnis bereit.
• Gespräch strukturieren: Zeigen Sie Empathie und Klarheit. Überlegen Sie, wie Ihr Gesprächspartner reagieren könnte. Machen Sie sich mit den persönlichen Umständen vertraut. Alter, Familienstand, Dauer der Betriebszugehörigkeit und aktuelles Gehalt geben Aufschluss darüber, welche Bereiche Ihre besondere Sensibilität erfordern.

2. Das Gespräch empathisch und professionell führen

Einstieg in das Gespräch

Begrüßen Sie Ihr Gegenüber und bedanken Sie sich fürs Kommen. Erläutern Sie die aktuelle Situation und benennen Sie den Gesprächsanlass Kündigung klar und deutlich. Die Botschaft sollte bereits innerhalb der ersten drei Sätze überbracht werden. Vermeiden Sie ausschweifende Einleitungen und kommen Sie respektvoll zum Punkt:

„Herr/Frau [Name], ich muss Ihnen leider mitteilen, dass wir uns von Ihnen trennen werden.“

Vermeiden Sie Smalltalk und andere Plattitüden. Trennungsgespräche haben keinen positiven Ausgang. Wenn Sie sich zu sehr um eine angenehme Gesprächsatmosphäre bemühen, könnte das zu Missverständnissen führen. Aus dem gleichen Grund sollten Sie sich bei der Bewirtung zurückhalten und höchstens Getränke anbieten.  

Begründung der Entscheidung

Erklären Sie die Entscheidung sachlich und klar, ohne lange Diskussionen oder Rechtfertigungen:

• Wirtschaftliche Gründe
• Umstrukturierungen
• Leistungsbezogene Aspekte (falls zutreffend und bereits mehrfach thematisiert)

Untermauern Sie Ihre Aussagen mit Zahlen, Daten, Fakten.

Formulieren Sie in der Ich-Form und erwähnen Sie Ihre Mitverantwortung, statt sich von der Entscheidung zu distanzieren (Ich habe entschieden, mich von Ihnen zu trennen… statt Es wurde entschieden…). Verzichten Sie auf flapsige Bemerkungen (Das wird schon wieder…, Einen musste es ja treffen… etc.). Auch aufgesetzte Freundlichkeit ist in Kündigungsgesprächen fehl am Platz.

Raum für Reaktionen lassen

Geben Sie der betroffenen Person Zeit, die Nachricht zu verarbeiten. Bleiben Sie ruhig, auch wenn emotionale Reaktionen auftreten. Je nach Persönlichkeitstyp können Sie sich auf die unterschiedlichsten Reaktionen gefasst machen. Von Tränen über wortlose Schockzustände bis hin zu Beschimpfungen ist alles möglich. Aktives Zuhören hilft, die Situation besser zu bewältigen. Falls sich Ihr Gegenüber komplett im Ton vergreift, dürfen Sie das Gespräch auch abbrechen.

Bieten Sie Ihr Mitgefühl an, aber hüten Sie sich vor Mitleid. Gehen Sie nicht auf Diskussionen ein. Ihre Entscheidung steht fest. Leisten Sie stattdessen konkrete Hilfestellung, indem Sie die nächsten Schritte aufzeigen.

Klären Sie, wie die Zeit bis zum endgültigen Inkrafttreten der Kündigung gestaltet werden? Ist eine sofortige bezahlte Freistellung möglich? Oder kann das Arbeitsverhältnis vorzeitig per Aufhebungsvertrag beendet werden? Was geschieht mit dem Resturlaub? Gibt es eine Abfindung? Wann und wie erfolgt die Übergabe begonnener Aufgaben? In welcher Form erfahren die Kolleg*innen von der Kündigung?

3. Unterstützung anbieten

Eine Kündigung bedeutet einen großen Einschnitt im Leben eines Mitarbeitenden. Bieten Sie daher Unterstützung an:

• Hilfe bei der Jobsuche: Falls möglich, können Sie Empfehlungen oder Kontakte vermitteln.
• Sozialleistungen: Informieren Sie über Möglichkeiten wie eine Abfindung oder eine Transfergesellschaft.
• Zeugnis und Referenzen: Klären Sie die Ausstellung eines wohlwollenden Arbeitszeugnisses. Erklären Sie Ihre Bereitschaft, bei Bewerbungen als Referenzperson aufzutreten. Machen Sie sich als Ansprechperson für weitere Fragen verfügbar.

4. Abschluss des Gesprächs

Am Ende des Gesprächs fassen Sie die wichtigsten Eckpunkte noch einmal zusammen und vergewissern sich, dass die Trennungsbotschaft wirklich verstanden wurde. Wichtig ist, dass Sie sich in der finalen Gesprächsphase nicht zu Weichmachern hinreißen lassen (Ich kann die Entscheidung selbst nicht verstehen…, Wenn es nach mir ginge… etc.).

Beenden Sie das Gespräch aktiv, indem Sie einen Folgetermin für ein Austrittsgespräch festlegen. Ein solches Gespräch bietet eine hervorragende Gelegenheit, ehrliches Feedback zu erhalten.

Nach der Kündigung sollten Sie diskret aber relativ zeitnah die restliche Belegschaft informieren. Entlassungen sprechen sich schnell herum und sorgen für Verunsicherung, die sich negativ auf die Motivation der verbliebenen Mitarbeitenden auswirken kann.

Bieten Sie konkrete Lösungen für die entstandene Lücke im Team. Wer übernimmt die Aufgaben der entlassenen Person? Wird Ersatz eingestellt oder ändert sich die gesamte Organisationsstruktur?

Fazit

Kündigungsgespräche sind immer unangenehm, können jedoch durch eine gute Vorbereitung, eine klare Kommunikation und eine empathische Haltung fair und respektvoll gestaltet werden. Eine professionelle Führungskraft sollte stets darauf achten, den betroffenen Mitarbeitenden würdevoll zu behandeln und bestmögliche Unterstützung anzubieten.

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